Prüf- und Risikodokumentation im Maschinenbau
- Branche
- Maschinenbau / Metallbau / Industrieservice
- Beteiligte Systeme
- euer Prüfsystem, eure Dateiablage, euer E-Mail-Postfach
- Ziel
- lückenlose, nachvollziehbare Dokumentation ohne Zettelwirtschaft
- Aufwand vorher
- rund 4 Std/Woche für 2 Mitarbeiter
- Aufwand nachher
- rund 1 Std/Woche für Prüfung und Abzeichnung
Ausgangslage
Prüfungen laufen oft noch über Papier, Fotos und Notizen. Später überträgt jemand alles in die Dokumentation, sucht Nachweise zusammen und formatiert das Protokoll. Das ist zeitraubend und fehleranfällig. Fehlt bei einer Prüfung oder Abnahme ein Nachweis, wird es unangenehm, weil die Nachvollziehbarkeit für Haftung und Audits zählt.
Ziele
- jede Prüfung ist vollständig und nachvollziehbar dokumentiert
- kein fehlender Nachweis bei Audit oder Abnahme
- deutlich weniger Zeit für das Übertragen und Formatieren
- die fachliche Freigabe bleibt beim verantwortlichen Prüfer
Die Lösung
Die Automation erfasst Prüfergebnisse und Nachweise strukturiert, ordnet sie dem richtigen Auftrag oder Bauteil zu und baut daraus ein sauberes Protokoll. Fehlt etwas, wird es sichtbar gemacht. Der Mensch bleibt ausdrücklich im Mittelpunkt: Kein Prüf- oder Freigabestatus wird automatisch gesetzt. Der verantwortliche Prüfer sichtet die Dokumentation, entscheidet fachlich und zeichnet ab. Die Automation nimmt nur die Schreib- und Sucharbeit ab.
So läuft die Automation
- 1Prüfergebnisse und Nachweise werden strukturiert erfasst
- 2jeder Eintrag wird dem richtigen Auftrag oder Bauteil zugeordnet
- 3fehlende Nachweise oder Pflichtfelder werden sichtbar markiert
- 4das Protokoll entsteht im vorgegebenen Format
- 5der verantwortliche Prüfer sichtet und bewertet fachlich
- 6die Freigabe wird ausschließlich vom Menschen gesetzt und abgezeichnet
- 7die abgezeichnete Dokumentation wird revisionssicher abgelegt
Was das bringt
Modellrechnung: 4 Std/Woche × 45 € × 2 Mitarbeiter sind rund 1.560 € pro Monat, ohne den Wert vermiedener Beanstandungen bei Audits.
Prüfungen werden nachträglich aus Zetteln und Fotos zusammengetragen.
Die Dokumentation ist lückenlos vorbereitet und wird vom Prüfer abgezeichnet.
Häufige Fragen
Trifft die Automation die Prüfentscheidung?
Nein, ausdrücklich nicht. Sie bereitet die Dokumentation vor und macht Lücken sichtbar. Die fachliche Bewertung und Freigabe trifft immer der verantwortliche Prüfer.
Ist die Dokumentation audit- und haftungssicher?
Die Protokolle entstehen in eurem vorgegebenen Format, werden revisionssicher abgelegt und tragen die Abzeichnung des Prüfers. Nachvollziehbarkeit steht dabei im Vordergrund.
Was passiert, wenn ein Pflichtnachweis fehlt?
Fehlende Nachweise oder Pflichtfelder werden markiert, nicht überdeckt. Ohne den fehlenden Punkt kann keine Abzeichnung erfolgen.
Muss die Rolle des Prüfers dafür verändert werden?
Nein. Der Prüfer behält seine Verantwortung. Ihm fällt nur das Übertragen und Zusammensuchen weg, die Entscheidung bleibt vollständig bei ihm.