Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
FLUX AI SYSTEMS, Inh. Philipp Frunzke
Fliederweg 16, 37441 Bad Sachsa
E-Mail: pf@flux-ai-systems.de

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Bereitstellung dieser Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), zur Durchführung vorvertraglicher Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Wir hosten unsere Website bei Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA. Vercel verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Frameworks (DPF).

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Logdaten erfasst (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, Browser, Betriebssystem, Referrer-URL). Speicherdauer max. 14 Tage.

Wir verwenden technisch notwendige Cookies sowie, nach Einwilligung, Analyse- und Marketing-Cookies.

Bei Kontakt per E-Mail oder Formular werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

Für die Terminvereinbarung nutzen wir Zoom Scheduler (Zoom Video Communications, Inc.). Übermittelte Daten: Name, E-Mail, Wunschtermin. Datenschutzerklärung Zoom: zoom.us/de/privacy

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.). IP-Anonymisierung ist aktiv. Mess-ID: G-TEP210RDDV. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen.

Wir nutzen Vercel Web Analytics zur datenschutzfreundlichen Reichweitenmessung. Es werden keine personenbezogenen Daten gespeichert; lediglich anonymisierte Aggregate.

Auf unserer Website ist ein Tracking-Skript von HubSpot Ireland Ltd. eingebunden (One Dockland Central, Guild Street, North Dock, Dublin 1, D01 E4X0, Irland), das uns ermöglicht, besuchende Unternehmen anhand ihrer öffentlichen Firmen-IP-Adresse zu identifizieren (sog. Reverse-IP-Lookup). Erfasst werden ausschließlich aggregierte Unternehmensinformationen (Firmenname, Branche, Mitarbeiterzahl, ungefähre geografische Region) sowie das Besuchsverhalten auf unserer Website (besuchte Seiten, Verweildauer, Wiederbesuche). Es findet kein Tracking einzelner Personen statt, es werden keine Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Identifikationsmerkmale (Name, E-Mail-Adresse) erhoben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser Interesse liegt in der zielgerichteten B2B-Ansprache potenzieller Geschäftskunden im Mittelstand; dabei werden ausschließlich Unternehmensmerkmale verarbeitet, nicht jedoch Daten natürlicher Personen. Sofern eine erkannte Firma in unserem CRM (HubSpot) bereits als Kontakt geführt wird, kann das Besuchsverhalten dem bestehenden Unternehmenseintrag zugeordnet werden, dies erfolgt ebenfalls auf Grundlage berechtigter Interessen (Marketing- und Vertriebsoptimierung).

Speicherdauer: Aggregierte Besuchsdaten werden in HubSpot für 13 Monate vorgehalten und danach gelöscht oder weiter anonymisiert. Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung jederzeit unter pf@flux-ai-systems.de widersprechen; alternativ können Sie das Tracking durch HubSpot direkt über https://app.hubspot.com/preferences/[hubid]/contactoder über Browser-Plugins wie uBlock Origin technisch unterbinden.

Drittland-Übermittlung: HubSpot Ireland Ltd. verarbeitet die Daten primär in der EU. Eine Übermittlung in die USA an die Konzernmutter HubSpot Inc. erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023) sowie ergänzender EU-Standardvertragsklauseln.

Auf flux-ai-systems.de/prozess-check können Sie ausrechnen, welcher wiederkehrende Prozess in Ihrem Unternehmen die meisten Arbeitsstunden kostet. Dabei verarbeiten wir Daten in bis zu drei Schritten. Welche Daten das sind, wer sie erhält und wann wir sie löschen, steht in diesem Abschnitt.

Der Rechner

Alle Eingaben (Prozessnamen, Häufigkeiten, Minuten, Personen, Stundensatz, Antworten zur Eignung) werden ausschließlich in Ihrem Browser berechnet. Sie werden dafür nicht an uns übertragen und nicht in Cookies oder im Speicher Ihres Browsers abgelegt. Wenn Sie die Seite schließen, sind die Eingaben weg.

Mit dem Button „Ergebnis besprechen“ öffnet sich Ihr eigenes E-Mail-Programm mit einem vorausgefüllten Text. Wir erhalten diese Angaben erst, wenn Sie die E-Mail selbst abschicken. Für die Bearbeitung gilt dann Abschnitt 6 (Kontaktaufnahme).

Kurze Nutzungsmeldung ohne Namen und E-Mail-Adresse

Damit wir wissen, ob und wie der Check genutzt wird, sendet die Seite beim ersten angezeigten Ergebnis eine kurze Meldung an unsere eigene Automationsplattform. Eine zweite Meldung folgt, wenn Sie auf „Ergebnis besprechen“ klicken. Die Meldung enthält nur:

• Zeitpunkt und Art des Ereignisses (Ergebnis angezeigt oder Besprechung angefragt)
• den Namen Ihres wichtigsten Prozesses (so wie Sie ihn eingetragen haben) und dessen Einordnung (zum Beispiel „Anfragen sortieren“)
• die errechneten Stunden pro Jahr und die Kostenspanne dieses Prozesses
• die Anzahl der ausgefüllten Prozesse und eine Kurzfassung der Ja/Nein-Antworten zur Eignung
• ob Beispielwerte geladen waren
• ein Link-Kürzel, falls Sie die Seite über einen persönlichen Link von uns aufgerufen haben (zum Beispiel ?q=li-mustermann), sonst „direkt“

Die Meldung enthält weder Ihren Namen noch Ihre E-Mail-Adresse. Ihre IP-Adresse hängen wir nicht an die Meldung an und speichern sie nicht zusammen mit ihr. Technisch bedingt verarbeitet der Server Ihre IP-Adresse kurz, um die Anfrage zu beantworten. Die Meldung setzt keine Cookies und legt nichts auf Ihrem Endgerät ab.

Bitte tragen Sie in das Feld „Wie heißt der Prozess?“ keine Namen von Personen ein. Eine Bezeichnung wie „Eingangsrechnungen erfassen“ genügt.

Haben Sie den Link persönlich von uns erhalten (zum Beispiel per LinkedIn-Nachricht), können wir die Meldung über das Kürzel dieser Nachricht zuordnen. In diesem Fall handelt es sich um pseudonyme Daten mit Personenbezug.

Zweck: Wir wollen verstehen, ob der Check genutzt wird, welche Arten von Prozessen häufig vorkommen und ob wir auf eine Anfrage schnell reagieren sollten.

Ergebnis per E-Mail (freiwillig, mit Double-Opt-in)

Wenn Sie sich Ihr Ergebnis per E-Mail schicken lassen möchten, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an. Vorname, Nachname und Unternehmen sind freiwillig. Zusammen mit einer Kurzfassung Ihres Ergebnisses (wichtigster Prozess, Stunden, Kostenspanne, Einordnung, Rang 2 und 3, Stundensatz, gegebenenfalls Link-Kürzel) übertragen wir diese Angaben an unser Kundenverwaltungssystem HubSpot.

Übertragungsweg: Ihr Browser schickt die Formulardaten nicht direkt an HubSpot, sondern an unsere eigene Automationsplattform. Dort prüfen wir die Angaben und geben sie an HubSpot weiter. Erfolgreiche Übertragungen speichert die Plattform nicht. Nur wenn eine Übertragung fehlschlägt, bleibt ein Fehlerprotokoll mit den Formulardaten zur Fehlersuche erhalten. Über jede Anmeldung erhalten wir eine kurze Benachrichtigung per Telegram (Name, Unternehmen, Link-Kürzel, wichtigster Prozess, keine E-Mail-Adresse). In unserer Arbeitsdatenbank bei Notion legen wir nur Unternehmen, Link-Kürzel und wichtigsten Prozess ab, weder E-Mail-Adresse noch Namen.

Double-Opt-in: Nach dem Absenden erhalten Sie eine Bestätigungsmail. Erst wenn Sie den Link darin anklicken, melden wir uns mit Ihrem Ergebnis und schicken Ihnen höchstens zwei weitere E-Mails mit Hinweisen zur Auswertung. Ohne Bestätigung schicken wir Ihnen nichts. Um Ihre Einwilligung nachweisen zu können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO), speichern wir den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung sowie den Wortlaut Ihrer Einwilligung.

Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Automationsplattform: Wir betreiben sie selbst auf einem Server, den uns der Anbieter Elestio bereitstellt. Der Server steht in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Elestio verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).
• HubSpot (nur beim Formular „Ergebnis per E-Mail“): HubSpot Ireland Ltd., One Dockland Central, Guild Street, North Dock, Dublin 1, Irland, als Auftragsverarbeiter. Die Daten liegen im EU-Rechenzentrum von HubSpot. Ein Zugriff durch die Muttergesellschaft HubSpot, Inc. (USA) ist nicht auszuschließen. Grundlage dafür sind das EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzend die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.
• Notion (Arbeitsdatenbank): Notion Labs, Inc., San Francisco, USA, als Auftragsverarbeiter. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.
• Telegram (Benachrichtigung an uns): Telegram Messenger Inc. Wir nutzen den Messenger nur, um uns selbst zu benachrichtigen. Telegram hat seinen Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und speichert Daten von Konten aus dem EWR nach eigenen Angaben in Rechenzentren in den Niederlanden. Ein Zugriff aus Ländern ohne Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission ist nicht auszuschließen. Deshalb enthalten die Benachrichtigungen nie eine E-Mail-Adresse und nur die Angaben, die wir für eine schnelle Reaktion brauchen.

Speicherdauer

• Nutzungsmeldungen in unserer Arbeitsdatenbank (Notion): 12 Monate, danach löschen wir sie.
• Benachrichtigungen per Telegram: Wir löschen sie, sobald wir sie zur Kenntnis genommen haben, spätestens nach 12 Monaten.
• Automationsplattform: Erfolgreiche Übertragungen werden nicht gespeichert. Fehlerprotokolle löschen wir nach spätestens 30 Tagen.
• Kontaktdaten in HubSpot: bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Entsteht keine Geschäftsbeziehung, löschen wir sie spätestens 6 Monate nach dem letzten Kontakt. Bestätigen Sie die Anmeldung nicht, löschen wir die Angaben nach 30 Tagen.
• Den Nachweis Ihrer Einwilligung (Zeitpunkt und Wortlaut) bewahren wir auf, solange Ansprüche daraus geltend gemacht werden können.

Rechtsgrundlagen

• Nutzungsmeldung und Benachrichtigung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Messung und Verbesserung unseres Angebots sowie in einer zügigen Reaktion auf Anfragen.
• Ergebnis per E-Mail mit bis zu zwei weiteren E-Mails: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (für die E-Mails zusätzlich § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG).
• Nachweis der Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO.
• Ihre selbst abgeschickte E-Mail über „Ergebnis besprechen“: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags) oder lit. f DSGVO (Beantwortung Ihrer Anfrage).

Widerruf und Widerspruch

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nutzen Sie dazu den Abmeldelink in jeder E-Mail oder schreiben Sie formlos an pf@flux-ai-systems.de. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Der Nutzungsmeldung können Sie nach Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen, ebenfalls formlos an diese Adresse. Sie können die Meldung außerdem verhindern, indem Sie Skripte für diese Seite blockieren. Dann funktioniert allerdings auch der Rechner nicht.

Schriftarten werden über Google Fonts geladen. Beim Aufruf wird Ihre IP-Adresse an Google übertragen.

Die Seite /prozess-check lädt keine Schriftarten von Google oder anderen Schriftdiensten. Schriften, Logo und Foto liefern wir dort von unserem eigenen Webserver aus.

Statische Inhalte werden über das Vercel-CDN ausgeliefert. Dabei werden die unter Server-Logfiles beschriebenen Daten an Vercel-Edge-Knoten weltweit übermittelt.

Mit folgenden Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge:

• Vercel Inc. (Hosting + Edge + Analytics)
• Google Ireland Ltd. (Analytics, Fonts)
• HubSpot Ireland Ltd. (CRM + Visitor Intelligence)
• Zoom Video Communications, Inc. (Termin-Scheduler)
• Cloudflare, Inc. (CDN, sofern aktiv)

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf einer Einwilligung.

Anfragen richten Sie bitte an: pf@flux-ai-systems.de

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Zuständig:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
lfd.niedersachsen.de