Terminerinnerungen gegen No-Shows
- Branche
- Praxen / Dienstleister / Fahrschule
- Beteiligte Systeme
- euer Terminkalender, euer E-Mail-Postfach, euer CRM
- Ziel
- leere Zeitfenster durch No-Shows vermeiden
- Aufwand vorher
- rund 3 Std/Woche, verteilt auf 2 Mitarbeiter
- Aufwand nachher
- rund 30 Min/Woche für Rückmeldungen
Ausgangslage
Termine werden vereinbart und dann vergessen. Wer nicht kommt, blockiert eine Lücke, die kurzfristig kaum noch zu füllen ist. Jeder ausgefallene Termin ist verlorener Umsatz, und der Mitarbeiter hat umsonst freigehalten. Manuell hinterhertelefonieren kostet Zeit, die im Alltag oft fehlt, also unterbleibt es.
Ziele
- jeder Kunde wird rechtzeitig an seinen Termin erinnert
- deutlich weniger kurzfristige Ausfälle und leere Zeitfenster
- Absagen kommen früh genug, um die Lücke neu zu vergeben
- der Ton der Erinnerung wird einmal festgelegt und bleibt euer
Die Lösung
Die Automation behält die anstehenden Termine im Blick und verschickt rechtzeitig eine freundliche Erinnerung, mit einer einfachen Möglichkeit, abzusagen oder zu verschieben. Sagt jemand ab, wird die Lücke früh sichtbar und kann neu vergeben werden. Der Mensch bleibt im Mittelpunkt: Ihr legt fest, wann und wie erinnert wird. Rückmeldungen, die eine Reaktion brauchen, landen bei einer Person.
So läuft die Automation
- 1anstehende Termine werden mit dem Kalender abgeglichen
- 2zum passenden Zeitpunkt wird eine freundliche Erinnerung vorbereitet
- 3die Erinnerung geht nach euren Regeln automatisch an den Kunden
- 4der Kunde kann einfach bestätigen, absagen oder verschieben
- 5Absagen machen das freie Zeitfenster sofort sichtbar
- 6Rückmeldungen mit Klärungsbedarf gehen an einen Mitarbeiter
Was das bringt
Modellrechnung: 3 Std/Woche × 45 € × 2 Mitarbeiter sind rund 1.170 € pro Monat, also etwa 14.000 € im Jahr. Der größere Hebel ist der Umsatz aus Terminen, die sonst als No-Show ausgefallen wären.
Termine fallen kurzfristig aus, die Lücke bleibt leer.
Kunden werden rechtzeitig erinnert, Absagen kommen früh genug für eine Neuvergabe.
Häufige Fragen
Fühlen sich Kunden von den Erinnerungen genervt?
Nein, wenn Zeitpunkt und Ton stimmen. Ihr legt fest, wie oft und wie freundlich erinnert wird. Eine gut getimte Erinnerung wird meist als Service empfunden.
Was passiert, wenn jemand auf die Erinnerung antwortet?
Antworten mit Klärungsbedarf werden an einen Mitarbeiter weitergegeben. Die Automation verschickt nur die Erinnerung, das Gespräch führt ein Mensch.
Können wir mehrere Erinnerungsstufen einstellen?
Ja. Zum Beispiel eine frühe Erinnerung ein paar Tage vorher und eine kurze am Vortag. Die Stufen legt ihr fest.