Bestellungen und Auftragsbestätigungen automatisch
- Branche
- Handel / Großhandel
- Beteiligte Systeme
- euer Warenwirtschaftssystem, euer E-Mail-Postfach, euer CRM
- Ziel
- Bestätigungen schnell und ohne Fehler rausschicken
- Aufwand vorher
- rund 4 Std/Woche, verteilt auf 2 Mitarbeiter
- Aufwand nachher
- rund 45 Min/Woche zur Freigabe
Ausgangslage
Bestellungen kommen per Mail, Formular oder aus dem Shop, in ganz unterschiedlicher Form. Jemand erfasst die Positionen, prüft Bestand und Preis, legt einen Liefertermin fest und tippt die Auftragsbestätigung. Das wiederholt sich bei jeder Bestellung. Dauert es zu lange, wird der Kunde unruhig, und ein falscher Preis oder Termin sorgt später für Ärger.
Ziele
- Auftragsbestätigung liegt kurz nach der Bestellung bereit
- Bestand, Preis und Liefertermin sind geprüft, bevor sie rausgeht
- keine Zahlendreher und keine vergessenen Positionen
- die kaufmännische Freigabe bleibt beim Menschen
Die Lösung
Die Automation erfasst eingehende Bestellungen, gleicht die Positionen mit Bestand und aktuellen Preisen ab und schlägt einen realistischen Liefertermin vor. Daraus entsteht eine fertige Auftragsbestätigung in eurem Layout. Der Mensch bleibt im Mittelpunkt: Eine zuständige Person prüft Preise, Verfügbarkeit und Termin und gibt frei. Erst danach geht die Bestätigung an den Kunden.
So läuft die Automation
- 1Bestellung wird aus Mail, Formular oder Shop aufgenommen
- 2die Positionen werden mit Bestand und aktuellen Preisen abgeglichen
- 3ein realistischer Liefertermin wird vorgeschlagen
- 4die Auftragsbestätigung entsteht im festen Layout
- 5Sonderfälle wie fehlender Bestand werden markiert
- 6eine zuständige Person prüft und gibt frei
- 7nach Freigabe geht die Bestätigung raus und wird im System hinterlegt
Was das bringt
Modellrechnung: 4 Std/Woche × 45 € × 2 Mitarbeiter sind rund 1.560 € pro Monat, also etwa 18.700 € im Jahr.
Jede Auftragsbestätigung wird von Hand erfasst, geprüft und getippt.
Die Bestätigung liegt kurz nach der Bestellung als geprüfter Entwurf bereit.
Häufige Fragen
Geht die Bestätigung ohne Kontrolle raus?
Nein. Die Automation bereitet sie vor, eine Person prüft Preis, Bestand und Termin und gibt frei. Ohne Freigabe wird nichts verschickt.
Was passiert, wenn Ware nicht auf Lager ist?
Solche Fälle werden markiert und der Bearbeitung vorgelegt, statt einen Termin zuzusagen, der nicht haltbar ist.
Kommt die Automation mit unterschiedlichen Bestellformaten klar?
Ja. Bestellungen aus Mail, Formular oder Shop werden erfasst und vereinheitlicht. Unklare Positionen gehen in die Prüfung.