Ihr Posteingang tippt sich nicht von allein ab.
Bestellungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Anfragen kommen per Mail. Die Automation liest mit, zieht die Daten heraus und prüft Rechnungen gegen Bestellung und Lieferschein. Ihr Team schaut drauf und gibt frei.
Beispiel mit erfundenen Firmen und Daten. So kann es bei Ihnen aussehen.
Ihr Team gibt frei
Die Automation bereitet vor, ein Mensch entscheidet. Nichts landet ungeprüft in Ihrem System.
Mit Ihren Systemen
Kein neues Dokumentenmanagement und kein ERP-Wechsel. Wir setzen auf Ihr Postfach und Ihr vorhandenes System auf.
Konform mit der KI-Verordnung
Die Schulung Ihrer Leute und der Compliance-Bericht gehören zum Setup, ohne Aufpreis. Ihre Daten gehören Ihnen.
Wo die Zeit wirklich verschwindet
Das ERP hilft erst, wenn die Daten drin sind. Ein Dokumentenmanagement legt Belege ab und liest Kopfdaten. Dazwischen bleibt Arbeit, die heute Ihre Leute machen: Mails lesen, Anhänge öffnen, Positionen abtippen, Preise vergleichen, beim Lieferanten nachfragen.
Das ist keine schwierige Arbeit. Aber sie kommt jeden Tag, sie unterbricht und bei jedem Abtippen kann ein Zahlendreher passieren, der erst bei der Zahlung auffällt.
So läuft die Posteingang-Automation
- 1Eine Mail kommt an, zum Beispiel an bestellung@ oder rechnung@ Ihrer Firma.
- 2Die Automation erkennt, worum es geht: Bestellung, Rechnung, Auftragsbestätigung, Anfrage oder Reklamation.
- 3Sie zieht die Daten heraus, etwa Bestellnummer, Positionen, Mengen, Preise und Liefertermin.
- 4Rechnungen prüft sie gegen Bestellung und Lieferschein. Weicht etwas ab, landet der Fall mit Begründung beim richtigen Kollegen.
- 5Ihr Team prüft und gibt frei. Erst dann gehen die Daten in Ihr System.
Die Entscheidung bleibt beim Menschen. Wegfallen soll nur das Abtippen.
Womit wir anfangen
Wir starten mit der Dokumentart, die bei Ihnen die meiste Zeit kostet. Danach kommt die nächste dazu.
Anfragen einordnen
Anfragen erkennen, Eckdaten erfassen und an die richtige Person im Vertrieb weitergeben.
Auftragsbestätigungen abgleichen
Bestätigte Mengen, Preise und Termine mit Ihrer Bestellung vergleichen und Abweichungen melden.
Rechnungen prüfen
Jede Rechnung gegen Bestellung und Lieferschein abgleichen, bevor sie zur Zahlung geht.
Reklamationen erfassen
Reklamationen dem Auftrag zuordnen und mit allen Angaben an die zuständige Stelle geben.
Wie viel Zeit kostet das Abtippen bei Ihnen? Der Prozess-Check rechnet es in zwei Minuten aus.
Zum Prozess-CheckHäufige Fragen zur Posteingang-Automation
- Brauchen wir dafür ein neues Dokumentenmanagement oder ERP?
- Nein. Die Automation setzt auf Ihr Postfach und Ihr vorhandenes System auf. Ein Dokumentenmanagement darf bleiben und legt weiter ab. Die Automation übernimmt die Sachbearbeitung davor.
- Was passiert, wenn die Automation etwas nicht sicher erkennt?
- Dann entscheidet sie nicht allein. Der Fall landet mit Hinweis bei einer Person aus Ihrem Team. Auch alles sicher Erkannte geht erst nach Ihrer Freigabe weiter.
- Geht das auch mit E-Rechnungen?
- Ja. Strukturierte E-Rechnungen lassen sich sogar leichter auslesen. Die eigentliche Arbeit ist der Abgleich mit Bestellung und Lieferschein. Genau den übernimmt die Automation.
- Was kostet die Posteingang-Automation?
- Wir rechnen pro Automation, im Standardfall 5.000 Euro Setup und 1.000 Euro im Monat. Jede Dokumentart wie Rechnungsprüfung oder Auftragsbestätigungen ist eine eigene Automation, Sie können mit einer starten. Ob sich das rechnet, hängt an Ihrem Mail-Volumen. Das klären wir im Erstgespräch.
- Wie lange dauert die Einführung?
- Im Standardfall vier Wochen bis zum laufenden Betrieb. Die Schulung Ihrer Leute nach Artikel 4 der KI-Verordnung und der Compliance-Bericht gehören dazu, ohne Aufpreis.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Ihre Daten gehören Ihnen. Welche Daten wohin gehen, legen wir vor dem Start schriftlich fest, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Alles bleibt exportierbar, es gibt keinen Lock-in.
Welche Mails kosten bei Ihnen die meiste Zeit?
Kein Pitch, nur ein ehrlicher Blick auf Ihren Posteingang.
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