Belege und Eingangsrechnungen automatisch erfassen
- Branche
- Buchhaltung / kaufmännische Verwaltung
- Beteiligte Systeme
- euer E-Mail-Postfach, eure Buchhaltung, eure Dateiablage
- Ziel
- Belege schneller und vollständig erfassen
- Aufwand vorher
- rund 5 Std/Woche für 1 Mitarbeiter
- Aufwand nachher
- rund 1 Std/Woche zum Prüfen
Ausgangslage
Belege kommen aus allen Richtungen: als Foto vom Handwerker, als PDF im Postfach, als Papier auf dem Schreibtisch. Jemand tippt Lieferant, Betrag, Datum und Steuersatz von Hand ab und ordnet den Beleg zu. Das ist stumpfe Arbeit, sie frisst Stunden und gegen Monatsende geht schnell etwas verloren. Fehlt ein Beleg, fehlt am Ende der Vorsteuerabzug.
Ziele
- keine Belege mehr abtippen
- kein verlorener Beleg zum Monatsabschluss
- sauber vorkontierte Buchungen zur Prüfung
- die Buchhaltung entscheidet, die Automation liefert nur die Vorlage
Die Lösung
Eingehende Belege werden erkannt, ausgelesen und mit Lieferant, Betrag, Datum und Steuersatz vorbereitet. Die Automation schlägt die Kontierung vor und legt den Beleg revisionssicher ab. Der Mensch bleibt im Mittelpunkt: Die Buchhaltung sieht jeden Vorschlag, korrigiert bei Bedarf und bucht frei. Die Routine des Abtippens fällt weg, die fachliche Kontrolle bleibt.
So läuft die Automation
- 1Beleg kommt per Mail, Foto oder Upload in die Ablage
- 2die relevanten Felder werden automatisch ausgelesen
- 3Lieferant und Steuersatz werden erkannt und ein Kontierungsvorschlag erstellt
- 4der Beleg wird eindeutig benannt und abgelegt
- 5die Buchhaltung prüft den Vorschlag und passt bei Bedarf an
- 6nach Freigabe geht die Buchung sauber in die Buchhaltung
Was das bringt
Modellrechnung: 5 Std/Woche × 45 € × 1 Mitarbeiter sind rund 975 € pro Monat, also etwa 11.700 € im Jahr.
Belege werden einzeln von Hand abgetippt und zugeordnet.
Belege sind ausgelesen, vorkontiert und liegen zur Freigabe bereit.
Häufige Fragen
Wie zuverlässig ist die Erkennung bei schlechten Fotos?
Unsichere Belege werden markiert statt still durchgewinkt. Sie landen im Prüfschritt, damit ein Mensch sie kurz kontrolliert.
Bucht die Automation eigenständig?
Nein. Sie liefert vorkontierte Vorschläge. Gebucht wird erst nach Freigabe durch die Buchhaltung.
Funktioniert das mit unserer bestehenden Buchhaltung?
Ja. Die Automation arbeitet mit dem System, das ihr heute schon nutzt, und legt die Belege dort ab, wo sie hingehören.
Was kostet so eine Automation?
Der Einstieg für eine einzelne Automation beginnt bei 2.500 € Einrichtung plus einer monatlichen Betreuung. Der genaue Preis hängt vom Volumen und den beteiligten Systemen ab.