Daten zwischen zwei Systemen automatisch synchron halten
- Branche
- alle KMU
- Beteiligte Systeme
- euer CRM, euer Warenwirtschaftssystem
- Ziel
- Daten einmal pflegen statt in mehreren Systemen doppelt
- Aufwand vorher
- rund 4 Std/Woche für 1 Mitarbeiter
- Aufwand nachher
- rund 45 Min/Woche für Konfliktfälle
Ausgangslage
Dieselben Kunden- oder Artikeldaten stehen in mehreren Systemen. Ändert sich eine Adresse oder ein Preis, muss jemand daran denken, das überall nachzuziehen. Meist passiert das nicht, und dann widersprechen sich die Systeme: Die Rechnung geht an die alte Adresse, im Vertrieb steht ein anderer Preis. Das doppelte Pflegen kostet Zeit und produziert trotzdem Fehler.
Ziele
- Änderungen werden automatisch in beide Systeme übernommen
- kein doppeltes Pflegen derselben Daten mehr
- widersprüchliche Stände werden erkannt statt übersehen
- bei Konflikten entscheidet ein Mensch, welcher Stand gilt
Die Lösung
Die Automation hält zwei Systeme automatisch auf demselben Stand. Ändert sich ein Datensatz im einen, wird die Änderung ins andere übernommen. Der Mensch bleibt im Mittelpunkt: Widersprechen sich beide Seiten, wird der Konflikt nicht einfach überschrieben, sondern gegenübergestellt und einer Person zur Entscheidung vorgelegt. Klare Fälle laufen durch, heikle Fälle landen bei euch.
So läuft die Automation
- 1Änderungen in einem der beiden Systeme werden erkannt
- 2eindeutige Änderungen werden automatisch übernommen
- 3widersprüchliche Stände werden gegenübergestellt
- 4Konfliktfälle werden einer Person zur Entscheidung vorgelegt
- 5erst nach Entscheidung wird der strittige Stand übernommen
- 6jeder Abgleich bleibt nachvollziehbar protokolliert
Was das bringt
Modellrechnung: 4 Std/Woche × 45 € × 1 Mitarbeiter sind rund 780 € pro Monat, also etwa 9.400 € im Jahr, dazu weniger Fehler durch veraltete Daten.
Dieselben Daten werden in mehreren Systemen von Hand doppelt gepflegt.
Beide Systeme bleiben automatisch auf demselben Stand.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn sich zwei Systeme widersprechen?
Der Konflikt wird nicht einfach überschrieben, sondern gegenübergestellt und einer Person vorgelegt. Sie entscheidet, welcher Stand gilt.
Kann dabei etwas versehentlich überschrieben werden?
Nein. Eindeutige Änderungen werden übernommen, strittige erst nach menschlicher Entscheidung. Jeder Abgleich ist protokolliert und nachvollziehbar.
Funktioniert das mit unseren bestehenden Systemen?
Ja. Die Automation arbeitet mit den Systemen, die ihr heute nutzt, und gleicht genau die Felder ab, die ihr festlegt.