Belege fürs Steuerbüro aufbereiten
- Branche
- alle KMU
- Beteiligte Systeme
- eure Belegablage, eure Buchhaltung, euer E-Mail-Postfach
- Ziel
- die monatliche Übergabe ans Steuerbüro ohne Sammelstress
- Aufwand vorher
- rund 4 Std/Woche für 1 Mitarbeiter
- Aufwand nachher
- rund 45 Min/Woche zur Kontrolle
Ausgangslage
Zum Monatsende sammelt jemand alle Belege zusammen, prüft, ob nichts fehlt, sortiert sie und bereitet die Übergabe ans Steuerbüro vor. Das ist mühsam, zieht sich, und immer fehlt am Ende ein Beleg, dem dann hinterhertelefoniert wird. Fehlt er ganz, fehlt auch der Vorsteuerabzug.
Ziele
- die Übergabe ans Steuerbüro ist pünktlich und vollständig
- fehlende Belege fallen früh auf, nicht erst beim Steuerberater
- kein Sortier- und Sammelstress mehr am Monatsende
- die Kontrolle über das fertige Paket bleibt beim Menschen
Die Lösung
Die Automation sammelt die Belege und Buchungsdaten laufend ein, prüft sie auf Vollständigkeit und bereitet sie in dem Format auf, das euer Steuerbüro nutzt. Fehlt etwas, wird es rechtzeitig sichtbar. Der Mensch bleibt im Mittelpunkt: Eine zuständige Person kontrolliert das Paket auf Vollständigkeit und gibt es frei, bevor es ans Steuerbüro geht.
So läuft die Automation
- 1Belege und Buchungsdaten werden laufend gesammelt
- 2jeder Beleg wird auf die nötigen Angaben geprüft
- 3fehlende oder unklare Belege werden früh markiert
- 4die Daten werden im Format des Steuerbüros aufbereitet
- 5eine zuständige Person prüft die Vollständigkeit und gibt frei
- 6nach Freigabe wird das Paket bereitgestellt oder übergeben
Was das bringt
Modellrechnung: 4 Std/Woche × 45 € × 1 Mitarbeiter sind rund 780 € pro Monat, also etwa 9.400 € im Jahr, plus der gesicherte Vorsteuerabzug durch vollständige Belege.
Belege werden am Monatsende von Hand gesammelt, geprüft und übergeben.
Das Paket fürs Steuerbüro ist laufend vorbereitet und wird nur noch freigegeben.
Häufige Fragen
Geht das Paket ohne Kontrolle ans Steuerbüro?
Nein. Die Automation bereitet vor und prüft auf Vollständigkeit, eine Person gibt das fertige Paket frei. Erst dann wird übergeben.
Passt das zu dem Format, das unser Steuerberater braucht?
Ja. Die Aufbereitung richtet sich nach dem Format, das euer Steuerbüro nutzt. Das klären wir vorab mit euch ab.
Was passiert mit einem unklaren Beleg?
Er wird markiert und der Kontrolle vorgelegt, statt geraten zu werden. So bleibt die Zuordnung sauber.