Dokumente automatisch verarbeiten und ablegen
- Branche
- Immobilienverwaltung / Kanzlei / Verwaltung
- Beteiligte Systeme
- euer E-Mail-Postfach, eure Dateiablage, euer Verwaltungssystem
- Ziel
- Dokumente sofort auffindbar statt in Sammelordnern verstreut
- Aufwand vorher
- rund 4 Std/Woche für 2 Mitarbeiter
- Aufwand nachher
- rund 45 Min/Woche für Zweifelsfälle
Ausgangslage
Verträge, Kündigungen, Nachweise und Schreiben kommen laufend rein. Jemand benennt jede Datei von Hand, ordnet sie einer Akte zu und legt sie im richtigen Ordner ab. Wird ein Dokument falsch benannt oder am falschen Ort abgelegt, sucht später jemand minutenlang oder es taucht gar nicht mehr auf. Bei jeder Anfrage kostet das Suchen Zeit.
Ziele
- jedes Dokument wird korrekt benannt und der richtigen Akte zugeordnet
- kein falsch abgelegtes oder verschollenes Dokument
- Unterlagen sind in Sekunden auffindbar
- unklare Fälle landen bei einem Menschen, nicht im falschen Ordner
Die Lösung
Die Automation erkennt die Art des Dokuments, liest die wichtigsten Merkmale aus, benennt die Datei nach eurem Schema und legt sie an der richtigen Stelle ab. Verschlagwortung inklusive, damit die Suche sofort greift. Der Mensch bleibt im Mittelpunkt: Alles, was nicht eindeutig ist, wird markiert und von einer Person geprüft, bevor es abgelegt wird. Die Routinearbeit verschwindet, die Kontrolle über heikle Unterlagen bleibt.
So läuft die Automation
- 1Dokument kommt per Mail oder Upload in die Ablage
- 2Dokumentart und die wichtigsten Merkmale werden erkannt
- 3die Datei wird nach eurem festen Schema benannt
- 4sie wird der passenden Akte zugeordnet und verschlagwortet
- 5eindeutige Fälle werden direkt abgelegt, unklare Fälle markiert
- 6eine Person prüft die markierten Fälle und gibt sie frei
- 7die Ablage bleibt durchsuchbar und nachvollziehbar
Was das bringt
Modellrechnung: 4 Std/Woche × 45 € × 2 Mitarbeiter sind rund 1.560 € pro Monat, also etwa 18.700 € im Jahr.
Dokumente werden von Hand benannt, zugeordnet und abgelegt.
Dokumente sind automatisch benannt, zugeordnet und in Sekunden auffindbar.
Häufige Fragen
Was passiert mit vertraulichen Unterlagen?
Die Automation arbeitet in eurer Umgebung, die Dokumente verlassen sie nicht. Sensible oder unklare Fälle gehen zusätzlich durch die menschliche Prüfung.
Können wir unser eigenes Benennungs- und Ordnerschema behalten?
Ja. Euer Schema wird eins zu eins abgebildet. Die Automation richtet sich nach eurer Struktur, nicht umgekehrt.
Wie geht das System mit Dokumenten um, die es nicht kennt?
Unbekannte oder unsichere Dokumente werden nicht geraten, sondern markiert und einem Menschen zur Einordnung vorgelegt.