Zimmer- und Event-Anfragen automatisch beantworten
- Branche
- Hotel / Gastronomie
- Beteiligte Systeme
- euer E-Mail-Postfach, euer Belegungs- und Buchungssystem, euer CRM
- Ziel
- schneller antworten und keine Anfrage liegen lassen
- Aufwand vorher
- rund 6 Std/Woche, verteilt auf 2 Mitarbeiter
- Aufwand nachher
- rund 1 Std/Woche für komplexe Anfragen
Ausgangslage
Anfragen nach freien Zimmern, Preisen oder einem Raum für die Feier kommen rund um die Uhr, per Mail und über das Kontaktformular. Wer erst nach zwei Tagen antwortet, hat den Gast oft schon an ein anderes Haus verloren. Am Empfang ist aber selten Zeit, jede Anfrage sofort zu beantworten, gerade in der Hochsaison.
Ziele
- jede Anfrage bekommt schnell eine erste Antwort
- einfache Auskünfte zu Verfügbarkeit und Preis laufen sofort
- komplexe Event- und Gruppenanfragen landen gezielt beim Team
- keine Anfrage bleibt über Nacht unbeantwortet liegen
Die Lösung
Die Automation liest eingehende Anfragen, erkennt, worum es geht, und gleicht Verfügbarkeit und Preisspanne mit eurem Belegungssystem ab. Einfache Standardauskünfte können direkt beantwortet werden, alles Komplexere wird mit allen Infos an das Team übergeben. Der Mensch bleibt im Mittelpunkt: Angebote für Veranstaltungen, Gruppen oder Sonderwünsche macht immer eine Person, die Automation bereitet nur vor.
So läuft die Automation
- 1Anfrage kommt per Mail oder über das Formular herein
- 2Art der Anfrage, Zeitraum und Personenzahl werden erkannt
- 3Verfügbarkeit und Preisspanne werden abgeglichen
- 4einfache Auskünfte werden nach euren Regeln direkt beantwortet
- 5die automatische Antwort weist offen darauf hin, dass sie automatisch erstellt wurde
- 6Event-, Gruppen- und Sonderanfragen gehen mit Kontext an das Team
Was das bringt
Modellrechnung: 6 Std/Woche × 45 € × 2 Mitarbeiter sind rund 2.340 € pro Monat, also etwa 28.100 € im Jahr. Dazu die Buchungen, die sonst wegen zu langsamer Antwort woanders landen.
Anfragen bleiben in der Hochsaison liegen, Gäste buchen woanders.
Jede Anfrage bekommt schnell eine Antwort, Komplexes geht ans Team.
Häufige Fragen
Merken Gäste, dass eine Antwort automatisch kommt?
Ja, und das ist so gewollt. Seit dem 2. August 2026 verlangt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung, dass eine automatisch erstellte Antwort als solche erkennbar ist. Die Automation weist offen darauf hin.
Werden Preise oder Zusagen automatisch verbindlich gemacht?
Nein. Automatisch laufen nur klare Standardauskünfte wie eine Preisspanne oder freie Zeiträume. Jedes verbindliche Angebot, gerade für Veranstaltungen, macht ein Mensch.
Was passiert bei einer ausgefallenen Sonderanfrage?
Sie wird als komplexer Fall erkannt und mit allen Angaben an das Team übergeben, statt mit einer Standardantwort abgespeist zu werden.