Mitarbeiter-Onboarding-Unterlagen automatisch
- Branche
- HR
- Beteiligte Systeme
- eure Personalablage, eure Dokumentenvorlagen, euer E-Mail-Postfach
- Ziel
- neue Mitarbeiter ohne Zettelchaos startklar machen
- Aufwand vorher
- rund 3 Std/Woche für 1 Mitarbeiter
- Aufwand nachher
- rund 30 Min/Woche zur Freigabe
Ausgangslage
Steht eine Einstellung fest, muss einiges zusammenkommen: Unterlagen, Checklisten, Zugänge, Einweisungen. Meist stellt eine Person das jedes Mal von Hand aus verschiedenen Vorlagen zusammen. Wird etwas vergessen, steht der neue Kollege am ersten Tag ohne Ausstattung da, und der Start wirkt unorganisiert.
Ziele
- alle Onboarding-Unterlagen liegen rechtzeitig vollständig vor
- nichts Wichtiges wird zum ersten Arbeitstag vergessen
- einheitlicher Ablauf statt jedes Mal neu zusammensuchen
- die Personalabteilung prüft und gibt jede Unterlage frei
Die Lösung
Sobald eine Einstellung im System steht, stellt die Automation die passenden Unterlagen und Checklisten aus euren Vorlagen zusammen und füllt die bekannten Daten ein. Sie legt eine Aufgabenliste für den Start an, von der Ausstattung bis zur Einweisung. Der Mensch bleibt im Mittelpunkt: Die Personalabteilung prüft die Unterlagen, ergänzt Besonderheiten und gibt frei. Das Zusammenstellen fällt weg, die Kontrolle bleibt.
So läuft die Automation
- 1eine bestätigte Einstellung löst den Prozess aus
- 2die passenden Vorlagen und Checklisten werden zusammengestellt
- 3bekannte Daten werden automatisch eingesetzt
- 4eine Aufgabenliste für Ausstattung, Zugänge und Einweisung entsteht
- 5die Personalabteilung prüft, ergänzt Besonderheiten und gibt frei
- 6nach Freigabe werden die Unterlagen abgelegt und die Beteiligten informiert
Was das bringt
Modellrechnung: 3 Std/Woche × 45 € × 1 Mitarbeiter sind rund 585 € pro Monat, also etwa 7.000 € im Jahr, dazu ein spürbar besserer erster Eindruck bei neuen Mitarbeitern.
Onboarding-Unterlagen werden für jede Einstellung von Hand zusammengesucht.
Die Unterlagen und Checklisten liegen rechtzeitig und vollständig zur Freigabe bereit.
Häufige Fragen
Werden Arbeitsverträge automatisch verschickt?
Nein. Die Automation bereitet die Unterlagen als Entwurf vor. Die Personalabteilung prüft und gibt frei, gerade bei Verträgen bleibt die Kontrolle beim Menschen.
Können wir eigene Vorlagen und Abläufe behalten?
Ja. Die Automation arbeitet mit euren Vorlagen und eurem Ablauf. Sie stellt nur zusammen und füllt aus, das Format bleibt eures.
Was ist mit sensiblen Personaldaten?
Die Verarbeitung läuft in eurer Umgebung und wird auf euren Fall abgestimmt und dokumentiert. Es werden nur die nötigen Daten genutzt.