Wiederkehrende Reports automatisch erstellen
- Branche
- Geschäftsführung / Controlling im Mittelstand
- Beteiligte Systeme
- eure Datenquellen, eure Tabellen, euer E-Mail-Postfach
- Ziel
- verlässliche Reports ohne manuelles Zusammenbauen
- Aufwand vorher
- rund 2 Std/Woche für 2 Mitarbeiter
- Aufwand nachher
- rund 20 Min/Woche zur Abnahme
Ausgangslage
Zum Monatsende zieht jemand Zahlen aus verschiedenen Systemen, kopiert sie in eine Tabelle, prüft, ob alles zusammenpasst, und baut daraus den Report. Das kostet jedes Mal Stunden, ist fehleranfällig durch das Kopieren und liegt oft erst spät vor. Weil es lästig ist, wird der Report manchmal später fertig, als er gebraucht wird.
Ziele
- Report liegt pünktlich zum Stichtag vor
- kein manuelles Kopieren von Zahlen mehr
- einheitliches Format, das jeder sofort versteht
- die inhaltliche Abnahme bleibt beim Menschen
Die Lösung
Die Automation zieht die Zahlen aus euren Quellen zusammen, prüft sie auf Plausibilität und baut den Report in eurem gewohnten Format. Auffälligkeiten werden markiert. Der Mensch bleibt im Mittelpunkt: Die zuständige Person nimmt den fertigen Report ab, ergänzt Einordnung und Kommentar und gibt ihn dann weiter. Das mühsame Zusammensuchen fällt weg, die Interpretation der Zahlen bleibt bei euch.
So läuft die Automation
- 1zum Stichtag werden die Zahlen aus allen Quellen zusammengezogen
- 2die Daten werden auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft
- 3Auffälligkeiten und Lücken werden markiert
- 4der Report entsteht im gewohnten Format mit den üblichen Kennzahlen
- 5eine zuständige Person nimmt ihn ab und ergänzt die Einordnung
- 6nach Abnahme wird der Report an die Empfänger verteilt
Was das bringt
Modellrechnung: 2 Std/Woche × 45 € × 2 Mitarbeiter sind rund 780 € pro Monat, dazu Reports, die pünktlich statt verspätet vorliegen.
Zahlen werden von Hand zusammenkopiert und geprüft.
Der Report liegt pünktlich und geprüft zur Abnahme bereit.
Häufige Fragen
Werden die Reports ohne Kontrolle verschickt?
Nein. Die Automation bereitet den Report vor, eine Person nimmt ihn ab und ergänzt die Einordnung, bevor er verteilt wird.
Was passiert, wenn Zahlen aus einer Quelle fehlen?
Fehlende oder unplausible Werte werden markiert statt still übernommen. Der Report weist die Lücke aus, damit sie geklärt werden kann.
Können wir unser bestehendes Report-Format behalten?
Ja. Der Report entsteht in dem Format, das eure Empfänger gewohnt sind. Nur das Zusammenbauen übernimmt die Automation.