Rechnung automatisch nach Auftragsabschluss
- Branche
- Handwerk / Bau / technische Dienstleistung
- Beteiligte Systeme
- euer Auftragssystem, eure Buchhaltung, euer E-Mail-Postfach
- Ziel
- Rechnungen ohne Verzug und ohne Zahlendreher stellen
- Aufwand vorher
- rund 3 Std/Woche, verteilt auf 2 Mitarbeiter
- Aufwand nachher
- rund 30 Min/Woche zum Prüfen und Freigeben
Ausgangslage
Nach Auftragsende wandert der Zettel oder der Systemstatus erst mal auf einen Stapel. Irgendwann setzt sich jemand hin, sucht Stunden und Material zusammen und tippt die Rechnung ab. Das passiert oft Tage später, manchmal geht ein Auftrag ganz unter. Zahlendreher und vergessene Positionen kosten dann Zeit und Geld, weil nachträglich korrigiert werden muss.
Ziele
- Rechnung liegt am Tag des Abschlusses bereit statt Tage später
- keine vergessenen Positionen und keine Tippfehler mehr
- schnellerer Zahlungseingang durch schnelleren Versand
- die Buchhaltung behält die Kontrolle über jede Freigabe
Die Lösung
Die Automation liest den erledigten Auftrag aus, holt Stunden, Material und Preise aus euren Stammdaten und baut daraus einen fertigen Rechnungsentwurf. Der Mensch bleibt im Mittelpunkt: Eine zuständige Person sieht den Entwurf, prüft die Positionen und gibt frei. Erst danach wird versendet. Die Automation nimmt das Suchen und Abtippen ab, die Entscheidung bleibt bei euch.
So läuft die Automation
- 1Auftragsabschluss im System löst den Prozess aus
- 2Stunden, Material und Kundendaten werden automatisch zusammengezogen
- 3der passende Steuersatz und die Zahlungsbedingungen werden gesetzt
- 4ein sauberer Rechnungsentwurf entsteht in eurem Layout
- 5eine zuständige Person prüft den Entwurf und gibt ihn frei
- 6nach Freigabe geht die Rechnung raus und wird in der Buchhaltung abgelegt
Was das bringt
Modellrechnung: 3 Std/Woche × 45 € × 2 Mitarbeiter sind rund 1.170 € pro Monat, also etwa 14.000 € im Jahr.
Rechnungen entstehen manuell, oft erst Tage nach Auftragsende.
Die Rechnung liegt am Tag des Abschlusses als geprüfter Entwurf bereit.
Häufige Fragen
Geht die Rechnung ohne Kontrolle automatisch raus?
Nein. Die Automation bereitet den Entwurf vor, eine Person prüft ihn und gibt ihn frei. Ohne Freigabe wird nichts versendet.
Was passiert bei Sonderfällen wie Teil- oder Abschlagsrechnungen?
Solche Fälle werden als Regel hinterlegt oder zur manuellen Bearbeitung markiert. Der Prüfschritt fängt alles ab, was nicht dem Standard entspricht.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Für einen klar umrissenen Rechnungsprozess sind es in der Regel wenige Tage bis zur ersten laufenden Version. Feinschliff läuft danach im Betrieb.
Bleiben unsere Daten bei uns?
Ja. Eure Daten gehören euch. Die Automation arbeitet in eurer Umgebung mit euren Systemen.