Schadensmeldungen aufnehmen und routen
- Branche
- Versicherung / Handwerk
- Beteiligte Systeme
- euer E-Mail-Postfach, euer Schaden- oder Auftragssystem, euer CRM
- Ziel
- jede Meldung schnell und vollständig bei der richtigen Person
- Aufwand vorher
- rund 4 Std/Woche, verteilt auf 2 Mitarbeiter
- Aufwand nachher
- rund 45 Min/Woche für Sonderfälle
Ausgangslage
Schadensmeldungen kommen per Mail, Formular oder Telefon, oft unvollständig und in Eile geschrieben. Jemand liest jede Meldung, entscheidet, wie dringend sie ist und wer sie bearbeiten muss, und fragt fehlende Angaben nach. In Stoßzeiten bleibt Dringendes liegen, und eine unvollständige Meldung zieht sich über mehrere Rückfragen hin.
Ziele
- jede Meldung wird nach Art und Dringlichkeit eingeordnet
- dringende Fälle werden sofort sichtbar
- fehlende Angaben werden früh erkannt und abgefragt
- die inhaltliche Bearbeitung bleibt beim zuständigen Menschen
Die Lösung
Die Automation nimmt eingehende Schadensmeldungen auf, erkennt Art und Dringlichkeit und prüft, ob die wichtigen Angaben vorhanden sind. Fehlt etwas, wird gezielt danach gefragt. Die Meldung wird an die richtige Stelle geleitet und dringende Fälle werden hervorgehoben. Der Mensch bleibt im Mittelpunkt: Die Automation sortiert, prüft auf Vollständigkeit und routet, die Einschätzung und Bearbeitung des Schadens macht immer eine Person.
So läuft die Automation
- 1Meldung kommt per Mail, Formular oder telefonischer Notiz herein
- 2Art des Schadens und Dringlichkeit werden erkannt
- 3die Meldung wird auf Vollständigkeit geprüft
- 4fehlende Pflichtangaben werden gezielt nachgefragt
- 5die Meldung wird der richtigen Stelle zugeordnet, Dringendes hervorgehoben
- 6unklare Fälle werden markiert und einer Person vorgelegt
- 7die Bearbeitung und Bewertung des Schadens übernimmt ein Mensch
Was das bringt
Modellrechnung: 4 Std/Woche × 45 € × 2 Mitarbeiter sind rund 1.560 € pro Monat, also etwa 18.700 € im Jahr.
Jede Schadensmeldung wird von Hand gelesen, eingeordnet und nachgefasst.
Meldungen sind eingeordnet, auf Vollständigkeit geprüft und richtig geroutet.
Häufige Fragen
Entscheidet die Automation über den Schaden?
Nein. Sie ordnet ein, prüft auf Vollständigkeit und leitet weiter. Ob und wie ein Schaden bearbeitet oder reguliert wird, entscheidet immer ein Mensch.
Was passiert bei einer unklaren Meldung?
Sie wird als Sonderfall markiert und einer Person vorgelegt, statt automatisch in eine falsche Kategorie zu wandern.
Wie werden fehlende Angaben nachgefragt?
Nach euren Vorgaben wird gezielt eine Rückfrage vorbereitet. So sind die wichtigen Angaben früh vollständig, statt sich über mehrere Runden zu ziehen.