Proaktive Auftragsstatus-Updates an Kunden
- Branche
- Handwerk / Fertigung / Logistik
- Beteiligte Systeme
- Ihr Auftragssystem, Ihr E-Mail-Postfach, Ihr CRM
- Ziel
- Kunden informiert halten und Rückfragen senken
- Aufwand vorher
- rund 5 Std/Woche für 1 Mitarbeiter
- Aufwand nachher
- rund 30 Min/Woche zur Kontrolle
Ausgangslage
Kunden wollen wissen, wo ihr Auftrag steht. Also rufen sie an oder schreiben Mails, und jemand muss den Status heraussuchen und antworten. Das unterbricht die Arbeit und passiert am Tag mehrfach. Wer nicht nachfragt, fühlt sich im Ungewissen gelassen und ist unzufrieden, obwohl beim Auftrag alles nach Plan läuft.
Ziele
- Kunden erfahren wichtige Statuswechsel von selbst
- spürbar weniger Rückfragen zum Bearbeitungsstand
- kein vergessenes Update mehr
- die Freigabe heikler Nachrichten bleibt beim Menschen
Die Lösung
Bei definierten Statuswechseln verschickt die Automation eine verständliche Nachricht an den Kunden, etwa wenn ein Auftrag in Bearbeitung geht, versandbereit ist oder sich ein Termin verschiebt. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen: Welche Ereignisse eine Nachricht auslösen und wie sie klingt, legen Sie fest. Heikle Sonderfälle werden vor dem Versand zur Freigabe vorgelegt. Das ständige Statusabfragen und Antworten fällt weg.
So läuft die Automation
- 1relevante Statuswechsel im Auftragssystem werden erkannt
- 2die passende, verständliche Nachricht wird vorbereitet
- 3Standardfälle werden nach Ihren Regeln automatisch verschickt
- 4heikle Fälle wie Verzögerungen gehen vorher zur Freigabe
- 5der Versand wird im CRM protokolliert
- 6Sie passen Auslöser und Textbausteine jederzeit an
Was das bringt
1 Mitarbeiter, je 5 Stunden pro Woche, 45 € Stundensatz. Das sind rund 975 € im Monat. Aufs Jahr gerechnet etwa 11.700 €.
Kunden fragen den Stand nach, jemand sucht ihn und antwortet.
Kunden werden bei wichtigen Schritten automatisch informiert.
Häufige Fragen
Wird der Kunde mit Nachrichten überschüttet?
Nein. Nur die von Ihnen festgelegten Ereignisse lösen eine Nachricht aus. Sie bestimmen, was wichtig genug für ein Update ist.
Können wir den Ton der Nachrichten steuern?
Ja. Die Textbausteine sind Ihre. Sie werden einmal festgelegt und lassen sich jederzeit anpassen.
Was passiert bei schlechten Nachrichten wie Verzögerungen?
Solche Fälle werden vor dem Versand zur Freigabe vorgelegt, damit ein Mensch entscheidet, wie kommuniziert wird.