Verträge und Fristen automatisch überwachen
- Branche
- alle KMU
- Beteiligte Systeme
- eure Vertragsablage, euer Kalender, euer E-Mail-Postfach
- Ziel
- keine Frist verpassen und ungewollte Verlängerungen vermeiden
- Aufwand vorher
- rund 2 Std/Woche für 1 Mitarbeiter
- Aufwand nachher
- rund 20 Min/Woche zur Entscheidung
Ausgangslage
Verträge mit Lieferanten, Software, Versicherungen oder Mieten haben Laufzeiten und Kündigungsfristen, die niemand systematisch verfolgt. Läuft eine Frist ab, verlängert sich der Vertrag oft automatisch um ein Jahr, obwohl man wechseln oder nachverhandeln wollte. Verpasste Fristen kosten bares Geld, und auffallen tut es meist erst zu spät.
Ziele
- alle Vertragsfristen sind rechtzeitig im Blick
- keine ungewollte automatische Verlängerung mehr
- genug Vorlauf, um zu kündigen oder nachzuverhandeln
- die Entscheidung über jeden Vertrag bleibt beim Menschen
Die Lösung
Die Automation erfasst die Eckdaten eurer Verträge, behält Laufzeiten und Kündigungsfristen im Blick und meldet sich rechtzeitig vor jeder wichtigen Frist. So bleibt genug Vorlauf für eine Entscheidung. Der Mensch bleibt im Mittelpunkt: Ob ein Vertrag gekündigt, verlängert oder nachverhandelt wird, entscheidet immer eine Person. Die Automation erinnert nur und bereitet die Übersicht vor.
So läuft die Automation
- 1die Eckdaten der Verträge werden erfasst und strukturiert
- 2Laufzeiten und Kündigungsfristen werden laufend überwacht
- 3vor jeder wichtigen Frist wird rechtzeitig erinnert
- 4die Erinnerung enthält die nötigen Eckdaten zur Entscheidung
- 5eine Person entscheidet über Kündigung, Verlängerung oder Nachverhandlung
- 6die Übersicht bleibt aktuell und durchsuchbar
Was das bringt
Modellrechnung: 2 Std/Woche × 45 € × 1 Mitarbeiter sind rund 390 € pro Monat, also etwa 4.700 € im Jahr. Der größere Hebel sind vermiedene ungewollte Verlängerungen und die bessere Verhandlungsposition.
Vertragsfristen werden nicht systematisch verfolgt, Verlängerungen laufen durch.
Jede wichtige Frist wird rechtzeitig gemeldet, die Entscheidung trifft ein Mensch.
Häufige Fragen
Kündigt die Automation Verträge selbst?
Nein. Sie überwacht Fristen und erinnert rechtzeitig. Ob gekündigt oder verlängert wird, entscheidet immer ein Mensch.
Wie kommen die Vertragsdaten ins System?
Die Eckdaten werden einmal erfasst, neue Verträge kommen laufend dazu. Wo möglich, werden die wichtigen Angaben aus den Dokumenten ausgelesen.
Was, wenn eine Frist unklar ist?
Unklare oder fehlende Angaben werden markiert und einer Person vorgelegt, damit lieber einmal zu viel als einmal zu wenig geprüft wird.