Zahlungserinnerungen und Mahnwesen automatisieren
- Branche
- Dienstleistung / Handel mit offenen Posten
- Beteiligte Systeme
- eure Buchhaltung, euer E-Mail-Postfach, euer CRM
- Ziel
- schneller bezahlt werden, ohne Kunden zu verprellen
- Aufwand vorher
- rund 2 Std/Woche für 2 Mitarbeiter
- Aufwand nachher
- rund 20 Min/Woche zur Freigabe
Ausgangslage
Offene Posten im Blick zu behalten ist mühsam. Jemand müsste regelmäßig prüfen, welche Rechnung fällig ist, wer schon überzogen hat und wer eine Erinnerung braucht. Weil das im Alltag untergeht, bleiben Zahlungen länger offen als nötig. Das belastet die Liquidität, und manche Rechnung wird schlicht vergessen.
Ziele
- fällige und überfällige Rechnungen sind immer im Blick
- keine vergessene Erinnerung mehr
- schnellerer Zahlungseingang und bessere Liquidität
- die Mahnstufe entscheidet ein Mensch, nicht die Maschine
Die Lösung
Die Automation behält offene Posten im Blick und bereitet gestufte Erinnerungen vor: erst freundlich, dann bestimmter. Der Mensch bleibt im Mittelpunkt: Vor jeder Eskalation, besonders vor einer echten Mahnung, entscheidet eine Person, ob und wie erinnert wird. Bei wichtigen Kunden bleibt so das Fingerspitzengefühl erhalten. Das Nachhalten und Vorbereiten fällt weg, die Kundenbeziehung bleibt geschützt.
So läuft die Automation
- 1offene Posten werden laufend mit den Fälligkeiten abgeglichen
- 2erreicht eine Rechnung ihre Frist, wird eine Erinnerung vorbereitet
- 3die erste, freundliche Stufe kann nach euren Regeln automatisch laufen
- 4höhere Stufen und echte Mahnungen gehen zur Freigabe
- 5eine Person entscheidet über Eskalation und Ton
- 6bezahlte Posten werden automatisch aus dem Lauf genommen
Was das bringt
Modellrechnung: 2 Std/Woche × 45 € × 2 Mitarbeiter sind rund 780 € pro Monat, plus der Liquiditätsvorteil durch schnelleren Zahlungseingang.
Offene Posten werden unregelmäßig geprüft, Erinnerungen gehen unter.
Fällige Rechnungen sind im Blick, Erinnerungen liegen zur Freigabe bereit.
Häufige Fragen
Verschickt die Automation eigenständig Mahnungen?
Die freundliche erste Erinnerung kann automatisch laufen. Jede echte Mahnung und jede Eskalation gibt ein Mensch frei.
Können wir einzelne Kunden ausnehmen?
Ja. Wichtige oder heikle Kunden lassen sich als Ausnahme führen, sodass hier immer zuerst ein Mensch schaut.
Wie wird sichergestellt, dass niemand doppelt erinnert wird?
Bezahlte Posten werden automatisch aus dem Lauf genommen. Zahlungseingang und Stand werden vor jeder Nachricht abgeglichen.